Подписать документ ЭЦП (электронная цифровая подпись) нужно перед отправкой договора, акта или заявления, и способ зависит от формата файла: Word и Excel, PDF или любой другой файл. Для Word и PDF подпись встраивается в сам документ, для остальных форматов создаётся отдельный файл .sig
Коротко: что делать
- Проверьте, что на компьютере стоит КриптоПро CSP
- Проверьте, что сертификат виден в программе: как установить электронную подпись на компьютер
- Word или Excel - установите КриптоПро Office Signature с cryptopro.ru
- Подпишите документ прямо в Word или Excel
- PDF - установите КриптоПро PDF для Adobe Reader или Acrobat
- Подпишите PDF в программе
- Любой другой файл или нужен отдельный .sig - подпишите в КриптоАРМ
- Не правьте файл после подписания, получателю отправляйте готовый документ
- Если получатель просит проверить подпись, отправьте его на онлайн-проверку
Что означает «подписать документ»
Электронная подпись привязывает к документу ваш сертификат и закрытый ключ. Результат бывает двух видов
| Вид | Где лежит подпись | Что отправлять получателю |
|---|---|---|
| Присоединённая | внутри файла с документом | один файл |
| Отсоединённая | отдельный файл .sig, .p7s, .sgn | документ и файл подписи |
Для Word, Excel и PDF подпись встроенная. Для остальных форматов подпись отсоединённая, например в КриптоАРМ. Какой вид нужен, спросите у получателя до подписания: площадки и контрагенты бывают требовательны к формату
Подпись по ГОСТ делает КриптоПро CSP. Встроенная подпись Word и Windows создаётся сертификатом Windows, а не по ГОСТ
Причины, почему подпись не создаётся
- Не установлен КриптоПро CSP или нет модуля для вашей программы (Office Signature для Word, КриптоПро PDF для Adobe)
- Сертификат не виден: токен не вставлен, не установлен драйвер, сертификат не связан с ключом
- Версия или редакция программы не подходит: Office Starter и веб-версия Office 365 подпись не поддерживают
- Истёк срок сертификата или не построена цепочка до корневого
- Подписывается уже изменённый или открытый другим пользователем файл
Диагностика
- Нет пункта подписи в программе - не поставлен модуль (Office Signature или КриптоПро PDF)
- Модуль есть, но сертификатов в списке нет - проблема в КриптоПро CSP или токене: КриптоПро не видит сертификат
- Подпись создаётся, но получатель пишет, что она недействительна - смотрите срок сертификата и цепочку, проверьте подпись онлайн
- Word открыт в веб-версии Office 365 или в Office Starter - подпись там недоступна, откройте документ в настольном приложении
Решение
Способ 1. Word и Excel через КриптоПро Office Signature
КриптоПро Office Signature добавляет в Word и Excel подпись и проверку по ГОСТ 2001 и 2012. Он работает с Office 2007-2021, 32 и 64 бит. Для Office 2016-2021 и ГОСТ 2012 нужна версия 2.0. КриптоПро CSP должен быть установлен заранее
- Откройте страницу продукта на cryptopro.ru
- Скачайте КриптоПро Office Signature в разделе загрузки
- Установите модуль
- Перезапустите Word
- Откройте документ, который нужно подписать
- Проверьте текст до конца: после подписи правки сломают подпись
- Найдите в Word пункт подписи КриптоПро: его расположение описано в руководстве пользователя на странице продукта
- Выберите ваш сертификат
- Введите PIN токена или пароль контейнера сами, если программа попросит
- Сохраните документ
Условия лицензии на модуль уточняйте на странице продукта и у поставщика КриптоПро
Если нужна просто внутренняя подпись без ГОСТ, в Word есть встроенный способ
- Откройте Файл → Сведения → Защитить документ → Добавить цифровую подпись
- В окне выберите Тип обязательства
- Заполните поле Цель подписания этого документа
- Нажмите Подписать
После этого файл становится доступным только для чтения, внизу появляется кнопка Подписи. Посмотреть подпись можно через Файл → Сведения → Просмотреть подписи. Строка подписи добавляется через Вставка → Текст → Добавить строку подписи. Такая подпись создаётся сертификатом Windows, а не КЭП (квалифицированная электронная подпись) по ГОСТ: для документов, где нужна электронная подпись получателю, используйте способ с КриптоПро или КриптоАРМ
Способ 2. PDF через КриптоПро PDF
КриптоПро PDF - модуль для Adobe Reader и Acrobat. Для использования с Adobe Reader он распространяется бесплатно. Поддерживаются Acrobat и Reader 8, 9, X, XI, 2015, 2017, 2020 и DC. Для 64-битных продуктов Adobe нужна версия КриптоПро PDF от 2.0.2175
- Скачайте КриптоПро PDF на cryptopro.ru
- Установите модуль
- Перезапустите Adobe Reader или Acrobat
- Откройте PDF, который нужно подписать
- Подпишите документ средствами подписи в программе
- Выберите сертификат
- Введите PIN токена или пароль контейнера сами
- Сохраните файл
В Reader подпись создаётся с версии 11.0.07 и в Reader DC. Условия для Acrobat Standard и Pro не описаны: уточните их на странице КриптоПро PDF
Проверка подписи в Reader: откройте панель Signatures, нажмите правой кнопкой по подписи и выберите Validate Signature. Для проверки в Reader лицензии КриптоПро PDF и КриптоПро CSP покупать не нужно
Способ 3. Любой файл и отдельный .sig через КриптоАРМ
Подойдёт для договоров в других форматах, сканов, архивов и любых файлов. Подробная инструкция с настройками и ошибками - в статье КриптоАРМ: что это, где скачать, как подписать файл
- Скачайте КриптоАРМ только на cryptoarm.ru или trusted.ru
- Откройте раздел Подпись и шифрование
- Добавьте файл
- Нажмите Далее
- В блоке Операции отметьте Подписать
- В блоке Личная подпись выберите сертификат
- Откройте Настройки подписи
- Выберите вид: присоединённая или отсоединённая
- Для отсоединённой подписи выберите формат файла: .sig, .p7s или .sgn
- Нажмите Выполнить
- Введите PIN токена сами
Если нужна отсоединённая подпись, у вас получится два файла: документ и файл подписи. Отправляйте получателю оба
⚠️ Подпись привязана к содержимому файла. Если после подписания вы открыли документ, поправили и сохранили, подпись перестанет проходить проверку. Сохраняйте копию неподписанного файла и подписывайте только окончательный вариант
Как получателю проверить подпись
Получатель проверяет подпись на портале e-trust.gosuslugi.ru/check: подробности в статье проверка ЭЦП онлайн. Для отсоединённой подписи ему нужны оба файла, документ и подпись
Если не помогло
Если подпись так и не создаётся, а документ нужно отправить сегодня, инженер ProKEP.ru подключится удалённо и настроит подписание документа при вас
- подключение через RuDesktop, вы видите все действия на экране
- PIN-код вы вводите сами, инженер не просит его назвать и не копирует ключи
- после работы - официальный чек самозанятого
Как связаться с инженером и сколько это стоит - на странице помощи инженера
Частые вопросы
Чем присоединённая подпись отличается от отсоединённой?
Присоединённая подпись лежит в одном файле с документом. Отсоединённая - отдельный файл (.sig, .p7s, .sgn), сам документ не меняется, и получателю нужно отправить оба файла
Можно ли подписать Word без КриптоПро?
Встроенная подпись Word работает без КриптоПро, но это подпись сертификатом Windows. Для подписи по ГОСТ нужен КриптоПро CSP и КриптоПро Office Signature, либо подписывайте файл в КриптоАРМ
Что будет, если изменить документ после подписания?
Подпись станет недействительной: любая правка, даже одна буква, ломает подпись. Нужно подписывать заново, уже готовый файл
Как получателю проверить подпись?
Подпись можно проверить онлайн на портале e-trust.gosuslugi.ru/check: загрузите документ и файл подписи, а для присоединённой подписи - один файл. Для PDF в Adobe Reader лицензии не нужны